Auslastung verstehen und kurzfristig sinnvoll planen

Eine präzise Einsatzplanung auf Tages- oder Wochenbasis sorgt dafür, dass Kapazitäten optimal genutzt werden – ohne Überlastung oder Leerlauf. planr unterstützt genau hier: Mit der Kombination aus übersichtlicher Planung und Auslastungskontrolle lässt sich in wenigen Minuten erkennen, ob noch freie Ressourcen vorhanden sind oder bereits alle Einsätze gut verteilt sind.

Ziel der kurzfristigen Einsatzplanung

Ziel der kurzfristigen Planung ist es, die verfügbaren Ressourcen möglichst vollständig und sinnvoll einzusetzen – idealerweise mit einem kleinen Puffer für Unvorhergesehenes. Die Planung betrifft meist die nächsten 5 bis 10 Arbeitstage und basiert auf konkreten Projekt- und Serviceeinsätzen.

Die Auslastung als Kontrollinstrument

Die Auslastungskontrolle zeigt, wie gut die verfügbaren Kapazitäten genutzt werden. Grundlage dafür sind die hinterlegten Sollstunden pro Tag oder Woche.

Die wichtigsten Kennzahlen dabei:

• 100 % Auslastung: Die vorhandene Sollzeit ist vollständig verplant
• < 100 %: Es bestehen noch freie Kapazitäten
• > 100 %: Überlastung – z. B. durch Buchungen ausserhalb der regulären Arbeitszeit (Wochenende) oder durch Einsätze, die die Sollstunden überschreiten

Die Auslastung kann direkt in der obersten Zeile der Planungsansicht angezeigt oder über die Auslastungsgrafik im Detail analysiert werden.

Keine Vakanzen – alle Dispositionen sind konkret

In der kurzfristigen Einsatzplanung werden ausschliesslich reale Mitarbeitende disponiert. Vakanzen kommen hier nicht zum Einsatz. Dadurch ergibt sich eine präzise und realitätsnahe Auslastungsanzeige.

Dispositionsgrad und Auslastung

Der Dispositionsgrad gibt an, in welchem Umfang eine Ressource für eine bestimmte Disposition eingeplant ist – zum Beispiel 100 % für eine volle Tagesverfügbarkeit oder 50 % für eine halbtägige Einplanung.

In planr kann der Dispositionsgrad genutzt werden, um eine Person mehreren Einsätzen gleichzeitig zuzuteilen. Dabei gilt: Die Summe aller Dispositionsgrade für eine Ressource in einem bestimmten Zeitraum darf 100 % nicht überschreiten.

Liegt der Dispositionsgrad unter 100 %, wird die Ressource auch nur anteilig als ausgelastet gewertet – unabhängig davon, ob sie nur einer oder mehreren Dispositionen zugewiesen ist. Die reduzierte Auslastung wird entsprechend in der Auslastungsgrafik angezeigt.

Fazit

Wer kurzfristig plant, muss flexibel bleiben – aber trotzdem für klare Strukturen sorgen. Die Auslastungskontrolle hilft dabei, Unter- oder Überauslastungen sofort zu erkennen und die Planung gezielt zu optimieren. So lassen sich Projekte stabil umsetzen – auch bei spontanen Änderungen.

Tagesgeschäft im Griff. Kapazitäten nutzen. Engpässe vermeiden – mit planr.

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